Ранее документооборот Администрации был автоматизирован с помощью решения, разработанного специалистами Администрации Тульской области. При этом регистрация документов проводилась в отдельных базах в зависимости от вида документов: база обращений граждан; база нормативных документов; база входящей и исходящей документации. Базы велись фрагментарно по годам.

Все это вызывало неудобство для поиска документов и составления статистических отчетов. У специалистов Администрации не было возможности получить отчет о документообороте организации в целом. Система не осуществляла пересылку документов и резолюций внутри организации.

В рамках выполнения программы «Электронная Россия» администрацией г. Богородицка было принято решение создать единую систему автоматизированного документооборота на базе программного продукта «ДЕЛО».

Отметим, что в «Электронной России» сделан акцент на повсеместном внедрении в государственных органах систем электронного документооборота. Причем эти системы должны взаимодействовать между собой, что предполагает рассылку информации в электронном виде.

Внедрение системы «ДЕЛО» в Администрации г. Богородицка позволит осуществить пересылку по электронной почте и последующую автоматическую регистрацию документов с резолюциями должностных лиц Администрации Тульской области. При этом в электронном письме адресату отправляется регистрационная карта документа и прикрепленные к ней файлы. А это особенно актуально для работы с обращениями граждан, поступающими из вышестоящих организаций.

В части работы с обращениями граждан, специалистами компании «СофтЭксперт» был разработан отчет для предоставления в управление по работе с обращениями граждан аппарата Администрации Тульской области.

Система «ДЕЛО» позволяет специалистам Администрации:

• осуществлять поиск документов в централизованной базе за любой период;
• сформировать статистические отчеты по работе с обращениями граждан;
• сформировать динамические отчеты, в которых выводится список документов, сформированных по запросу специалистов администрации.

Внедрение системы «ДЕЛО» в администрации г. Богородицка – это еще один шаг к созданию разветвленной и тесно взаимодействующей между собой системы автоматизированного документооборота государственных органов Тульской области.

Система «ДЕЛО» широко используется органами государственной власти России. Это решение ЭОС применяется как в Совете Федерации и Государственной Думе РФ, так и в небольших сельских администрациях. Всего же более 100 администраций всех уровней используют «ДЕЛО» как базовую систему документооборота.

Работы по внедрению системы, обучению сотрудников Администрации г. Богородицка и разработку отчетных форм проведены специалистами ООО «СофтЭксперт», Золотого дилера компании ЭОС.