В блок "Переработка и Торговля" ("ПиТ") холдинга ТНК-BP входят перерабатывающие предприятия Рязани, Саратова, Нижневартовска, Лисичанска (Украина) и других городов. Розничная сеть включает порядка 1 400 заправочных станций в России и на Украине, работающих под брендами ТНК и ВР.
От оперативности и качества работы блока "ПиТ" во многом зависит деловая репутация всего холдинга, поэтому особое значение для развития бизнеса имеют последовательные инновации в бизнес-процессах и схемах взаимодействия.
Для повышения прозрачности и управляемости всего комплекса договорных работ, специалисты компании DIRECTUM совместно с рабочей группой ТНК-ВР разработали шаблон договорной работы "ПиТ" на платформе DIRECTUM. Решение включило в себя:
° автоматический обмен данными между системой корпоративного центра и системами дочерних обществ;
° интеграцию с учетными системами (SAP, 1С, Navision и другими).
Главным рецензентом проектного решения и его рабочей версии выступила экспертная группа ТНК-BP Менеджмент. Разработанная версия была опробована в ходе пилотного проекта в "ТНК-Смазочные материалы", по результатам которого получила высокую оценку экспертной группы и была рекомендована для тиражирования по всем компаниям блока "ПиТ".
В данный момент решение уже внедрено в ряде предприятий. В 2009 году завершилось внедрение шаблона договорной работы "ПиТ" на платформе DIRECTUM в "Саратовском нефтеперерабатывающем заводе" (СНПЗ).
Напомним, что сотрудники СНПЗ работают в DIRECTUM с 2005 года. Благодаря системе автоматизированы процессы по работе с организационно-распорядительной документацией, служебными записками по основной деятельности и заявками на оплату.
Внедрение шаблона договорной работы "ПиТ" в СНПЗ явилось логическим развитием информационной системы предприятия на платформе DIRECTUM. Проект решал ряд важных задач:
° автоматизация работы с договорными документами;
° ведение единого реестра договоров;
° отслеживание своевременного возврата оригинала;
° соблюдение регламентов договорной работы;
° автоматическое формирование отчетов по договорной работе;
° автоматизация согласования документов с Корпоративным центром;
° автоматизация проведения договорных комиссий.
В ходе проекта ECM-система DIRECTUM была интегрирована с ERP-системой SAP. Благодаря интеграции из DIRECTUM в SAP была организована передача данных по заключенным договорам, а из SAP в DIRECTUM – передача данных по контрагентам и выполнению обязательств. На основе данных, находящихся в обеих системах, пользователи получили возможность формировать отчеты и сводки по различным срезам (например, "Договоры не закрытые в срок").
Также специалистами компании DIRECTUM был разработан сценарий взаимодействия с корпоративным решением для хранения электронных документов на платформе LOTUS, которое использовалось до внедрения DIRECTUM. Интеграция была осуществлена для работы со сканированными копиями архивных договоров в обоих решениях (в общей сложности из решения на платформе LOTUS в DIRECTUM было импортировано около 6000 сканированных копий договоров прошлых периодов). Это было необходимо, с одной стороны, для привязки регистрационных данных по договорам прошлых лет к их сканированным копиям, а с другой стороны, для обеспечения доступа к копиям новых согласованных договоров в удаленных подразделениях.
Данный проект примечателен также тем, что все работы по внедрению осуществлялись совместно с саратовским партнером DIRECTUM - компанией "Современные технологии" (СТЕРХ). Используя телефонную переадресацию, специалисты компании СТЕРХ организовали постоянную "горячую" линию поддержки и обучили около 200 пользователей.
В результате проекта все договорные работы "Саратовского нефтеперерабатывающего завода" были оптимизированы и значительно ускорены. Главным следствием проекта стало то, что процессы, связанные с договорными документами, были синхронизированы с аналогичными процессами других дочерних предприятий холдинга, став частью единого рабочего пространства.
В ближайшем будущем тиражирование шаблона договорной работы "ПиТ" на платформе DIRECTUM будет продолжено и затронет ряд других предприятий ТНК-BP.
Редактор раздела: Юрий Мальцев (maltsev@mskit.ru)
Рубрики: Интеграция